Site Bakım Onarım ve Teknik Destek Süreçleri
Site yönetiminde asıl sorun “arıza çıkması” değil; arızanın nasıl yönetildiğidir. Doğru kurulan bakım-onarım sistemi; talebi kayıt altına alır, teklifi karşılaştırır, işi izler, teslimi tutanakla kapatır ve sonraki arızaları azaltır.
Bakım-onarımda kalite; “hız” kadar kanıt ve standarttır. Talep → teklif → onay → iş emri → teslim → tutanak → garanti takibi zinciri kurulursa hem maliyet düşer hem şikayet azalır.
- Tek kanaldan talep kaydı (tarih, lokasyon, foto/video)
- Keşif + iş kapsamı (malzeme/işçilik ayrımı, süre, risk)
- Teklif standardı (aynı kapsam, aynı birimler, teslim kriteri)
- İş emri ve saha takibi (başlangıç-bitiş, sorumlu, kontrol listesi)
- Teslim/Tutanak + garanti/dönüş kaydı
1) Talep kaydı nasıl alınmalı?
“Biri aradı, usta geldi” şeklinde yürüyen işler kontrol edilemez. Talep kaydı, hem bütçeyi hem sorumluluğu korur.
- Lokasyon: blok/kat/daire/ortak alan
- Belirti: ne oluyor, ne zaman oluyor, sıklık
- Kanıt: foto/video + önce/sonra görüntüsü
- Öncelik: can güvenliği / kesinti / konfor / estetik
- İletişim: erişim saati, anahtar sorumlusu, izin bilgisi
2) Keşif ve iş kapsamını netleştirin
En büyük maliyet kaçağı “kapsamın belirsiz” olmasıdır. Keşif notu; işi ölçülebilir hale getirir.
Ne yapılacak? Hangi noktaya müdahale edilecek? Çözüm yöntemi.
Kalem kalem ayrım: marka/model, metraj/adet, işçilik süresi.
Elektrik, yüksekte çalışma, su/gaz vb. risklerde prosedür ve ekipman.
3) Teklif standardı: “aynı işi” karşılaştırın
Teklifler farklı kapsamla gelirse ucuz görünen, toplamda pahalıya döner. Bu yüzden tek sayfalık bir “teklif şablonu” ile ilerlemek gerekir.
-
Kapsamı sabitle
Aynı iş tanımı + aynı teslim kriteri + aynı süre. -
Kalemleri ayır
Malzeme / işçilik / nakliye / ek iş şartları net olsun. -
Garanti & servis
Garanti süresi, bakım periyodu, arıza dönüş SLA’sı yazılı olsun.
4) Onay ve iş emri: sahada kontrol mekanizması
Onay sonrası “iş emri” açılmadan süreç kapanmaz. İş emri; kimin neyi, hangi tarihte, hangi bütçeyle yaptığını kayıt altına alır.
- İş emri numarası + sorumlu kişi
- Başlangıç/bitiş tarihi, çalışma saatleri
- Kontrol listesi: test adımları, güvenlik kontrolleri
- Ek iş kuralı: yazılı onay olmadan ek kalem yok
5) Teslim, tutanak ve garanti takibi
Teslim “usta çıktı” demek değildir. Teslim; test edilmiş, fotoğraflanmış ve tutanakla kapanmış iştir. Garanti takibi ise aynı problemin tekrar etmesini engeller.
Çalışma testi + ölçüm/rapor + kullanıcı bilgilendirmesi (varsa).
Ne yapıldı, hangi malzeme kullanıldı, kim teslim aldı, tarih/saat.
Garanti bitiş tarihi, servis iletişimi, tekrar arızada izlenecek yol.
6) Planlı bakım: arızayı azaltan sistem
Asansör, hidrofor, jeneratör, yangın sistemleri, otomatik kapılar gibi kritik alanlarda planlı bakım; sürpriz maliyetleri azaltır ve kesinti riskini düşürür.
- Periyot: aylık/3 aylık/6 aylık plan + kontrol listeleri
- Kayıt: bakım raporu + foto + parça değişim geçmişi
- Risk listesi: yaklaşan arızalar ve önleyici aksiyonlar
7) Sık sorulan sorular
Teklifte en sık yapılan hata nedir?
Ek iş çıktığında süreç nasıl yönetilmeli?
Teslim/tutanak neden bu kadar önemli?
Bakım-onarım sürecinizi standarda bağlayalım
Talep kayıtları, teklif şablonu, iş emri ve teslim tutanaklarıyla süreci netleştirelim.